1. Introducción
Bienvenido al Sistema de Control de Proyectos (SCP). Este sistema
le permite realizar el seguimiento de cualquier proyecto emprendido
por la empresa de manera simple y gráfica con el objeto de ser
asistente en la toma de decisiones y acciones correctivas. Asimismo,
le permite llevar un control del Inventario de materiales.
El objetivo de este manual es el ejemplificar los pasos a seguir para el
uso correcto del sistema.
2. Requisitos
El sistema se ha concebido como una aplicación Web, que será instalada
en un servidor remoto, el cual contendrá tanto la aplicación como
la base de datos con la información recabada y generada por el
sistema.
Las características del equipo necesario para acceder al sistema son:
* Computadora de escritorio o portátil con un sistema operativo capaz de
acceder a Internet (Ej. MS Windows, MacOS, Linux). El procesador
debe ser Celeron o Pentium con 64 MB en RAM. No es necesario un
espacio en disco duro, excepto el utilizado por el sistema operativo
y el navegador.
* Navegador (browser). El sistema ha sido optimizado para su uso con MS
Internet Explorer.
* Conexión a Internet. Ya sea por medio de una red local o de un módem
para acceso tipo dial-up, cable, etc.
3. Acceso al Servidor Web
Para acceder al SCP, es necesario tener una conexión activa al Internet.
Una vez que se encuentre disponible, en su navegador debe escribir
la dirección del servidor Web donde reside la aplicación. La dirección
es http://www.gpmproy.com
4. Ingreso al Sistema
Al acceder al servidor Web, la página de inicio le requerirá teclear su
Nombre de Usuario y Contraseña para ingresar al SCP. Estos le
deben ser proporcionados por el Administrador del Sistema.
Una vez que los datos han sido tecleados, presione el botón "Entrar”
para ingresar al sistema.
En el caso de ingresar datos erróneos, el sistema desplegará un mensaje
para advertirle.
5. Página de Bienvenida
Cuando su usuario y contraseña han sido aceptados por el sistema, éste
desplegará una pantalla de bienvenida desde donde podrá acceder
a todos los demás módulos de la aplicación y en el caso de existir
proyectos con retrasos, se informará al usuario dándole acceso
rápido a opciones de seguimiento.
5.1 Lista General de Proyectos
Este listado le permite conocer la cantidad total de proyectos que cuentan
con un retraso, que será clasificado por colores de acuerdo a
la severidad, siendo verdes aquellos sin retraso o con
un retraso menor a una semana, amarillos los proyectos
con un retraso de 7 a 14 días y rojos los proyectos con
un retraso mayor a 14 días. Los proyectos sin actualizaciones
son aquellos en los que no han sido ingresados datos acerca del
seguimiento.
5.2 Lista por Área Responsable
Esta lista despliega la información de los proyectos y permite conocer
la parte responsable del retraso para poder tener un control más
preciso de las acciones correctivas.
Asimismo, este listado le permite acceder de manera rápida al seguimiento
de su proyecto al dar clic en el nombre del proyecto y tener un
panorama completo de la situación.
6. Administración de Usuarios
Este módulo le permitirá crear y editar la información de los usuarios
del SCP
6.1 Creación de un Nuevo Usuario
Para crear un nuevo usuario, asegúrese de que la opción "Nuevo" se encuentre seleccionada. Complete
los datos necesarios, como el nombre completo del usuario. El
nombre de usuario es aquel que se utilizará como clave del sistema
y que usualmente es de una sola palabra sin espacios.
Los campos de contraseña y confirmar
contraseña también deben ser completados con la misma palabra
en los dos campos. Las contraseñas no pueden ser recuperadas pero
pueden ser reasignadas como se mostrará más adelante.
Existen dos tipos de usuario: Empleado y Administrador. Por regla general
debe haber un sólo administrador del sistema quien se encargará
de la creación de usuarios y del mantenimiento general de la aplicación
como son la creación de los catálogos. Los usuarios de tipo "Empleado"
no pueden acceder a estos módulos del sistema por seguridad.
Por último se asignan las opciones
de acceso. Con este sistema es posible determinar si un
usuario solo puede ingresar a ciertos módulos como el Rastreo
e impedir que pueda utilizar otros módulos. También se puede limitar
el acceso a "Sólo lectura", lo que impedirá que un usuario
pueda hacer cualquier modificación.
6.2 Modificación de Usuarios
El sistema desplegará una lista con todos los usuarios registrados, de
la cual se debe seleccionar el usuario deseado. Una vez hecho
esto, el sistema llenará los demás campos con la información almacenada,
que puede ser modificada por el administrador y será guardada
por la aplicación al presionar el botón "Salvar".
La contraseña sólo debe ser ingresada cuando se requiera cambiarla. La
contraseña anterior será reemplazada. En caso de olvidar una contraseña,
ésta no puede ser recuperada, pero puede ser cambiada por el administrador
por una nueva. Es necesario ingresar la misma contraseña en el
campo de confirmación para poder realizar el cambio.
6.3 Borrar un usuario
Para eliminar un usuario del sistema, se selecciona el usuario elegido
de la misma manera que al modificarlo. Después se presiona el
botón "Borrar" y la aplicación requiere de la confirmación
de la acción.
7. Administración de Catálogos
Este módulo es esencial para el funcionamiento del sistema y debe ser preparada
antes del uso general de la aplicación. El llenado correcto de
los catálogos garantizará que los datos disponibles en las otras
secciones del sistema sean los necesarios para el óptimo funcionamiento
y veracidad de la información.
La página principal de catálogos está dividida en 3 partes: Asociaciones,
Presupuestos y Proyectos. Las tres partes tienen el mismo funcionamiento.
7.1 Agregar una Asociación, Presupuesto o Proyecto
Es importante mencionar que los Proyectos deben estar relacionados con
un Presupuesto y los Presupuestos a su vez relacionarse a una
Asociación. Por esto es necesario seleccionar las opciones adecuadas
al elemento que desee agregarse.
En cualquiera de los casos, debe ser seleccionada la opción "Nuevo"
y posteriormente a llenar los campos requeridos como el nombre,
se presiona el botón "Salvar", que realizará la adición
del nuevo elemento.
7.2 Modificar una Asociación, Presupuesto o
Proyecto
En cualquiera de los casos, el sistema llenará una lista con las opciones
existentes en la base de datos y debe seleccionarse un elemento
de la lista para poder realizar cualquier modificación a la información,
para posteriormente presionar el botón "Salvar".
7.3 Borrar una Asociación, Presupuesto o Proyecto
Para eliminar cualquiera de estos elementos, es necesario seleccionarlo
de la lista correspondiente al igual que en la modificación. Es
muy importante tener en consideración que por estar relacionados
entre sí, la eliminación de un presupuesto borrará todos los proyectos
asociados y la eliminación de una asociación borrará todos los
presupuestos relacionados a ella y por consecuencia todos los
proyectos relacionados a cada uno de los presupuestos.
7.4 Catálogo de Ubicaciones
El acceso a este catálogo se realiza por medio de una liga situada en la
parte superior de la página de catálogos.
El funcionamiento de este módulo es el mismo que el de los otros catálogos,
siendo necesario seleccionar la opción ”Nuevo" para
agregar un elemento o seleccionar un elemento de la lista para
modificar o borrarlo.
8. Administración de Proyectos
Este módulo es en donde se lleva a cabo la administración de todos los
proyectos y el llenado de los tiempos estimados y reales ocupados
por los procesos.
Para ingresar los datos pertinentes a un proyecto o material, el primer
paso consiste en seleccionar la Asociación a la que pertenece.
Segundo, seleccionar su presupuesto y por último, seleccionar
el Proyecto deseado que debe haber sido ingresado desde el módulo
de catálogos previamente para estar disponible en esta sección.
Una vez seleccionado el Proyecto, se procede a completar la información
correspondiente a sus fechas de inicio y terminación. La aplicación
provee un calendario para la correcta inserción de las fechas,
como se muestra a continuación.
Una vez ingresadas las fechas, se procede a presionar el botón "Guardar".
El siguiente paso es la inserción de los pasos a completar durante el proyecto.
En el campo marcado como "Nuevo Paso", se introduce
el nombre y se presiona el botón "Agregar".
Una vez que los pasos han sido ingresados, se procede al llenado de las
fechas, ya sea manual o con ayuda de los calendarios. Es importante
mencionar que el sistema requiere que las fechas ingresadas
tengan el formato MM/DD/AAAA (ej. 3/20/2004 equivale al 20
de Marzo de 2004).
Usualmente, se ingresarán las fechas estimadas al dar de alta el proyecto.
Una vez hecho esto se presiona el botón "Actualizar".
El sistema calculará las fechas que se conocen como "Reprogramadas"
y que serán insertadas automáticamente en el tercer campo.
Otro aspecto a recalcar es el hecho de que las fechas estimadas sólo
pueden ser ingresadas una vez y posteriormente será imposible
modificarlas. Esto es con el fin de evitar cambios no autorizados.
En el caso necesario de ingresar un nuevo paso con una fecha intermedia
a otros definidos previamente, el sistema reordenará los pasos
automáticamente en base a la fecha de inicio.
La aplicación permite, para fines informativos, la definición
de Requisitos previos a un proceso. En el campo "Requisito"
se pueden seleccionar uno o varios pasos. Para seleccionar más
de un paso, es necesario presionar la tecla CTRL mientras
hace clic con el ratón en el paso deseado.
El campo "Responsable" sirve para definir el área encargada de
llevar a cabo un paso determinado durante el proceso. Esto con
el fin de tener un control más preciso en el momento de la toma
de decisiones y ejecución de acciones correctivas.
Adicionalmente se provee un campo de "Notas", en el cual se puede
agregar cualquier información pertinente al paso o a la razón
de un retraso, etc. Al hacer clic sobre el icono de nota (), se abrirá una pequeña ventana
en la que puede escribir. El sistema desplegará un icono diferente
() cuando ya haya
un comentario guardado en este campo.
Es posible eliminar un paso, para esto es necesario seleccionar el pequeño
cuadro situado a la derecha del paso deseado () y posteriormente presionar el botón
"Eliminar". Es posible borrar más de un paso a la vez.
La aplicación solicitará su confirmación antes de proceder a la
eliminación de los pasos.
9. Rastreo de Proyectos
Este módulo despliega una representación gráfica de la información que
ha sido ingresada en la sección de Administración de Proyectos.
Por medio de barras de colores, es posible ver la distribución
en el tiempo que tienen los tiempos introducidos por el usuario
y comparar los tiempos estimados contra los reales.
Adicionalmente, se ofrece el cálculo de un tiempo reprogramado. Este se
define de la siguiente manera: Al no cumplirse una fecha final
programada, los pasos siguientes serán desfasados por este retraso.
El tiempo reprogramado toma en cuenta un retraso en cualquiera
de los pasos y lo aplica a los pasos faltantes para tener una
visión más realista de la fecha esperada para finalizar un proyecto.
La gráfica muestra en su parte inferior la Guía de Colores para identificar
los tiempos.
Para desplegar un proyecto, es necesario seleccionar primero la Asociación
y el Presupuesto al que pertenecen por medio de las listas presentadas
por la aplicación.
Otra opción es la de seleccionar la opción que se encuentra en la parte
superior izquierda, "Ver Lista Global de Proyectos".
Esta lista despliega todos los proyectos pendientes de ser finalizados
y los clasifica de acuerdo a su nivel de cumplimiento con los
tiempos programados. Consulte el apartado 5.1 de este manual para
ver un ejemplo.
9.1 Exportar a Excel
Esta opción permite al usuario crear un archivo de Microsoft Excel que
puede ser salvado e impreso.
Para acceder a esta función, tan solo haga clic en la parte superior de
la pantalla, en la liga llamada "Ver en Excel". El navegador
puede desplegar una ventana de confirmación para preguntarle si
desea abrir o guardar el archivo.
Seleccione el botón de "Abrir" (Open), para ver el archivo en
su navegador de la siguiente manera:
En este ejemplo podemos observar como un retraso ha desfasado el siguiente
paso en el proceso.
Para salvar el archivo, elija en su navegador la opción "Guardar como"
(Save as).
Posteriormente, un cuadro de diálogo le permitirá elegir la ubicación del
archivo en su disco y un nombre significativo. Asegúrese de elegir
la opción "Libro de Microsoft Excel" en la lista de
tipos de archivo.
10. Inventario
Este módulo permite un control más actualizado y completo del estado del
inventario de materiales.
Para consultar o registrar los movimientos de un material, es necesario
primero seleccionar su Asociación y Presupuesto correspondientes.
De manera alterna, es posible introducir un código de producto en el campo
superior de la pantalla y al presionar el botón "Buscar",
la aplicación buscará el código y lo presentará al usuario en
caso de ser exitosa la búsqueda. Los códigos se forman con las
abreviaciones de una asociación seguidas del presupuesto y finalmente
el nombre del material. (Ej. CCAB-687-Banner)
La primera vez que se consulta un material se asigna un código y una ubicación
dentro de los almacenes. Los códigos de las ubicaciones se introducen
en el módulo de Catálogos. (Ver sección 7.4 de este manual)
Una vez que se ha asignado un código y ubicación, se pueden realizar movimientos.
Estos son almacenados y se despliega un historial de todos los
movimientos ordenados por fecha, siendo la más reciente la primera
en ser mostrada, junto con el total actualizado. Cabe recalcar
que es imposible registrar un movimiento con fecha anterior a
la última registrada o tratar de registrar una salida mayor a
la existencia total.
Existen dos tipos de listados generales que se pueden acceder por medio
de ligas en la parte superior derecha de la pantalla.
10.1 Listado General por Código
Este listado muestra las existencias del inventario ordenadas alfabéticamente
por código. Es posible hacer clic en el nombre del material para
ver el historial de movimientos.
10.2 Listado General por Ubicación
Este listado muestra las existencias del inventario ordenadas alfabéticamente
por ubicación. Es posible hacer clic en el nombre del material
para ver el historial de movimientos.